Фотография рабочего дня

Ты за ним полдня бегал,

чтобы сфотографировать,

теперь еще полдня будешь бегать,

чтобы фотографию отдать.

 м/ф "Простоквашино"

Совсем недавно пришлось столкнуться с ситуацией, когда результаты одного из отделов Компании, в которой я сейчас работаю, оказались неудовлетворительными на протяжении определённого периода. Чтобы разобраться в ситуации было принято решение сделать Фотографию рабочего времени нескольких сотрудников этого отдела. Сказано - сделано. Метод применялся впервые, поэтому стандарты оценки и технологии расчётов пришлось придумывать разрабатывать по ходу обработки уже "сфотографированных" дней.

Проведение Фотографии рабочего времени имеет свою специфику для каждой категории персонала. Мне довелось исследовать как сотрудников, работающих в офисе, так и работников производства и склада.

Основные моменты, на которые я обращала внимние: загруженность работника в течение дня, наличие/отсутствие переработки, соблюдение ТБ и правил ОТ, процентное соотношение различных видов деятельности к общему количеству рабочего времени.

Был разработан специальный бланк:   

Приложение № 1

к Приказу № ___от __ ________ 2011 г.

                                                         о проведении фотографии рабочего дня

Фотография рабочего времени

Настоящая фотография проведена "__"_____ 2011 г. методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя N ____ от "___"________ 2011 г. с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в таблице.


Ф.И.О. работника: _________________________________
Должность работника: ______________________________
Подразделение: ____________________________________

Время начала	Выполняемая работа/действие	Результат выполненной работы/действия	Время окончания	Код	Примечание/доп. информация

Должность и Ф.И.О. ответственного за проведение фотографии

____________________/________________/

"___"_____________ _____
С проведением фотографии работник ознакомлен ________________ под расписку.

Основной вопрос, который неизбежно возникает: как обрабатывать полученные результаты при условии отсутствия какого-либо норм и хронометража в ЛНПА Компании. 

Графа "Код" в таблице помогает группировать похожие действия (операции) в группы.

Графа "Результат" помогает рассчитать не только результативность, но и восстановить недостоющие детали рабочего дня. Если, например, Вы ведёте наблюдение только с 9:00 до 18:00 (ваш рабочий день), а у Работника сменный график с 8:00 до 20:00, то узнав результаты работы, Вы можете, примерно, рассчитать занятость в то время, когда Вы не вели наблюдение, при условии, конечно, монотонного труда и видимого результата.

Помимо прочего, актуальной задачей было оценить, не перегружен ли сотрудник в течение дня (нормирование труда в Компании не проводилось).

Пример. Фрагмент фотографии рабочего дня. Сделаем вид, что перед нами уже целый заполненный бланк фотографии рабочего дня специалиста отдела логистики.  

Время начала	Выполняемая работа / действие	Результат выполняемой работы / действия	Время окончания	Код	Примечание
14:50	Внесение в 1С данных о весе вагонов, распечатывание накладных Приём тел. звонка Получение, чтение новых писем	Распечатаны 2 накладные 2 письма	15:00	Док’ Ком
15:00	Внесение в 1С данных о весе вагонов, распечатывание накладных Проверка соответствия данных в накладной фактическим данным	1 накладная на 6 вагонов Проверена 1 накладная на 10 вагонов	15:10	Док’ 　 Док
15:10	Обед		15:30	Отд
15:30	Доведение информации о проделанной работе до руководителя отдела Переговоры с юридическим советником	Информация 　 Информация	15:40	Ком 　 Ком
15:40	Внесение в 1С данных о весе вагонов	1 накладная на 16 вагонов	15:50	Док’
15:50	Переговоры с представителем поставщика, решение организационных моментов, уточнение данных Выдача задания оператору спец.техники о перестановке вагонов с 3го на 6ой путь	Информация 　 Информация	16:02	Ком 　 Ком

Условные обозначения (Код) групп действий, на которые приходятся затраты рабочего времени в течение дня:

Отд – Отдых: время отдыха и приёма пищи;

Ком – Коммуникация: время, затрачиваемое на переговоры с коллегами, подчинёнными, руководителями, с сотрудниками других подразделений, с предприятиями-партнёрами (поставщики, подрядные организации и др.), с государственными организациями, устно и/или через электронную почту, с целью передачи / получения актуальной информации / документов, а также время, затрачиваемое на планирование, контроль, организацию работ;

Док – Документы: оформление документации внутренней и внешней, отчётов, таблиц, ведение записей в ежедневнике или на других носителях информации, сканирование, копирование, распечатывание, подпись документов;

 ’ -  Повышенная напряжённость деятельности – попытки и/или необходимость выполнять несколько действий одновременно, когда выполняемое действие прерывается / затрудняется необходимостью выполнять другие срочные оперативные задачи, которые требуют немедленного реагирования и не могут быть отложены;

П - Простой: время простоя или деятельность не связанная с отдыхом, приёмом пищи или выполнением непосредственных обязанностей.

Общее количество времени наблюдения (фрагмент с 14:50 до 16:02): Общ = 72 мин.

Отд = 20 мин.

Док+Ком= 52 мин.

П = 0 мин.

Общее количество действий = 10

Интенсивность деятельности = Общее время/общее количество действий = 72/10 = 7,2 (Т.е. каждые 7 минут сотрудник начинал выполнять новое действие или задачу).

Коэффициент интенсивности, показывающий отклонение от комфортных условий. (За комфортную интенсивность деятельности было принято значение 30 - поступление новых заданий, требующих немедленного оперативного решения не чаще, чем каждые 30 мин.)

Коэффициент интенсивности = Комфортная интенсивность/Интенсивность деятельности

Коэффициент интенсивности = 30 / 7,2 = 4,17 (Если коэффициент больше 1, значит, возможно, Работник перегружен, если меньше 1, то Работник недостаточно загружен).

Расчёт переработки из-за перегруженности в течение дня: Интенсивность деятельности*Количество действий, выполняемых в условиях повышенной напряжённости(’):
Значком (’) отмечены 3 действия.
7,2*3=21,6 мин.

Если считать, что повышенная напряжённость деятельности (несколько задач к выполнению одновременно) должна быть компенсирована временем отдыха (отсутствие задач, время простоя), а в нашем случае П=0, то переработка в условиях повышенной напряжённости за день составляет 21,6 мин.

Кроме того, время отдыха и приёма пищи использовано не полностью: 20 мин. вместо 60 мин. (согласно ПВТР Компании). Неиспользованное время отдыха и приёма пищи:

60 мин. – 20 мин. = 40 мин.

Общее время переработки: (Переработка из-за перегруженности + Неиспользованное время приёма пищи и отдыха) - Время простоя (П) = (21,6 мин.+ 40 мин.)-0 мин. = 61,6 мин.

Недостатки расчёта: при расчёте переработки из-за перегруженности рабочего дня используется параметр интенсивности и чем выше интенсивность (т.е. чем меньше промежуток времени между действиями), тем меньше значение времени переработки. Однако при высокой интенсивности (опираюсь на свой опыт фотографирования рабочих дней) возрастает количество действий (’) и существенно снижается время простоя (П).

Расчёт процентного соотношения затрат рабочего времени:

Действия, записанные в одной ячейке и относящиеся к 1ному промежутку времени, условно, считаются последовательными. Затраченное количество минут делится на количество действий. Например, с 14:50 до 15:00 Работник выполнял действие Док и действие Ком. Если считать, что действия были последовательными: 10 мин. / 2 действия = 5 мин. условное время выполнения каждого действия с 14:50 до 15:00.

Итак, процентное соотношение затрат рабочего времени с 14:50 до 16:02 следующее:
Общ = 72 мин. = 100%

Отд = 20 мин. = 28 %

Док = 5 мин. + 10 мин. + 10 мин. = 25 мин. = 35%

Ком = 5 мин. + 10 мин. + 12 мин. = 27 мин. = 37%

Пример диаграммы процентного соотношения затрат рабочего времени.

                    Условные обозначения:                      

Отд – время, затраченное на отдых и приём пищи;

Ком – время, затраченное на ведение переговоров; 

Док – время, затраченное на работу с документами;

П – время простоя.

Пример Заключения. Общее время переработки из-за перегруженности и неполного использования времени отдыха и приёма пищи составляет 61,6 мин. Время простоя равно 0 мин. Специалист отдела логистики, возможно, перегружен, выполняет слишком большой объём работы и работает в очень напряжённом темпе. 

Варианты изменений. 

1. Снизить объём выполняемой работы.

2. Предоставлять дополнительные дни отпуска.

3. Повысить заработную плату.

P.S. Работайте и не перерабатывайте. А если чувствуете, что перерабатываете - заказывайте у своего отдела персонала фотографию рабочего дня!

Экспресс-опросник факторов неудовлетворённости работой

Опросник был создан мной в 2009 году под конкретную организацию и использовался для экспресс-диагностики. Удобная и  компактная форма помещается всего на 1ой странице.

Оказалось, удивительно информативная и полезная вещь для выявления причин, почему сотрудники покидают компанию и почему выбирают в ней остаться.

Опросник ФИО ________________________ Должность ______________________________ Пожалуйста, оцените условия работы и занимаемую Вами должность на соответствие предложенным критериям. Оценки: «3» – сильно выражено, «2» – средне выражено, «1» – слабо выражено, «0» – затрудняюсь ответить. Наиболее подходящую оценку обведите или подчеркните ручкой. Пример: Здесь я работаю по специальности   3  2  1  0  1  2  3  Здесь нет возможности работать по специальности Низкая зарплата, несвоевременные выплаты 3210123 Хорошая зарплата, стабильные выплаты Неудобный график, не организованы условия для работы 3210123 Удобный график, хорошо организованы условия работы Хорошая атмосфера, дружный коллектив, понимающее начальство 3210123 Неблагоприятная психологическая атмосфера, плохие отношения в коллективе Нестабильность, отсутствие социальных гарантий  3210123 Социальная защищенность, социальные гарантии Отсутствие возможности работать по моей специальности 3210123 Есть возможность работать по моей специальности Есть возможность профессионального роста, получения новых знаний 3210123 Нет возможности профессионального роста,  нет возможности учиться новому Нет возможности карьерного роста 3210123 Есть возможность карьерного роста Трудная нервная работа 3210123 Нетрудная спокойная работа Интересная творческая работа 3210123 Неинтересная монотонная работа Нет возможности активно действовать, многое зависит от решения других или от обстоятельств 3210123 Есть возможность влиять на ход работы, действовать в интересах организации Другое_______________________________ 3210123 Другое________________________________   Спасибо за сотрудничество!

Для обработки результатов биполярные шкалы переводятся в однополярные. Например, вместо Низка зарплата 3 2 1 0 1 2 3 Хорошая зарплата будет просто шкала Зарплата 0 1 2 3 4 5 6, где оценка 0 означает самый низкий уровень удовлетворённости, а оценка 6 - самый высокий. После этого данные можно обрабатывать другими статистическими методами.

Собеседование на английском Interview in English

          Employment interview for candidates to the position of HR Supervisor

          Собеседование кандидатов на должность Руководителя отдела персонала


My experience of carrying of employment interview to the position of HR Supervisor was interesting, as we had to speak in English. Мой опыт проведения собеседования на должность Руководитель отдела персонала интересен тем, что общение проходило на английском языке.

Spoken English and special vocabulary were included to the typical assessment as well as experience, skills sets, personal qualities.   Кроме страндартной оценки опыта, компетенций и личностных качеств, стояли задачи оценить навык общения на иностранном языке и владение специальной лексикой.

Note: I've got PreIntermediate. (I write it for those, who is afraid. Don't be afraid, your English is not so  bad, as you think!)

Заметка: у мена уровень Преинтермидиет. (Я пишу это для тех, кто боится. Не бойтесь, ваш английский не так плох, как вы думаете!)

The interview in English was immediately after interview in Russian.

Собеседование на английском было сразу же после собеседования на русском языке.

Generally I like to improvise and I think improvisation could be fine thing for practising English and receiving a lot of pleasure from conversation, especially if your English was good and fluent. Вообще-то я люблю импровизировать, и я считаю, что импровизация могла бы быть прекрасной вещью, чтобы попрактиковаться и получить море удовольствия от беседы, особенно если у вас хороший беглый английский.

But our advantage is to be well-prepared, so I give here examples of typical questions, which I used for the interview. Но наше преимущество в том, чтобы быть хорошо подготовленными, поэтому я привожу здесь примеры типичных вопросов, которые я ипользовала для интервью.

          Some typical quastions:
          Некоторые типичные вопросы:

We are very interested in you as the candidate to the position of HR Supervisor, and we'd like to know some more information about you.  Мы очень заинтересовались вами, как кандидатом на должность руководитель отдела персонала, и мы бы хотели узнать о вас побольше.

So, are you ready to answer my quastions in English? Итак, вы готовы ответить на мои вопросы по английский?

Please, tell me, where did you work before? Пожалуйста, расскажите, где вы работали раньше?

Why did you leave your previous jobs? Почему вы уходили с предыдущих мест работы?

What's your requirements to new work? Каковы выши требования к новой работе?

How much would you like to earn? Сколько вы хотели бы зарабатывать?

What were your responsibilities on the position as HR? Какие обязанности у вас были на должности HR?

Have you ever conducted Assessment centre?  Вам доводилось проводить оценку персонала?

Did you form staff recording documents? Вы занимались ведением кадрового учёта?

Did you create any HR standards of working? Вам доводилось разрабатывать какие-нибудь стандарты управления персоналом?

Planning? Organizing? Budgeting? Corporate arrengements? Планирование? Организация? Бюджетирование? Корпоративные мероприятия?

Did you have any problems? How did you manage with them? Были ли какие-нибудь проблемы? Как вы справлялись с ними?

Do you have any quastions for me? У вас есть какие-нибудь вопросы?

          etc. 

         Thank you. We hope to see you again. Спасибо, надеемся увидеть вас снова.

«Звёздный» персонал: где искать «сверхновых»?

Ведь, если звезды

Зажигают —

Значит — это кому-нибудь нужно?

Владимир Маяковский

Поработав некоторое время в сфере найма и поиска персонала, замечаю, что довольно часто перед HR или перед руководителем, кто занимается наймом, ставится задача найти «звёздный» персонал. Особенно это характерно для малого и среднего бизнеса. «Звёздами» чаще всего называют специалистов, способных открывать новые направления бизнеса, запускать «start-up», менеджеров по продажам, приносящих небывало большие прибыли предприятию, высококвалифицированных и результативных профессионалов, успешных одновременно в нескольких сферах.  Например, мне довелось общаться с руководителем, который на протяжении длительного времени искал превосходного, талантливого дизайнера интерьера и не менее гениального менеджера по продажам в одном лице, с требованием «понимать клиентов на таком уровне, чтобы он мог обсуждать с ними, на каких курортах они побывали».

«Звёзды» востребованы и популярны на рынке труда, зачастую трудно управляемы, а концентрация «звёзд» в одном офисе и одном отделе чревата конфликтами и нервно-психическим напряжением для руководителя и коллег. Т.е. «звёздному» персоналу требуется «звёздный» руководитель и не менее «звёздная» компания.

Всем нужны «звёзды», но меня довольно давно занимает вот какая мысль: «звезда» до того как стать «звездой» и добиться успеха ведь тоже была обычным сотрудником, кто начинал свою карьеру и профессиональный путь с собеседования, на котором и похвастаться особо было нечем. 

Итак, появляется вопрос: как рассмотреть будущую звезду на собеседовании, когда у неё ещё нет головокружительного успеха и пока её цена и самооценка ещё не взлетели до небес? Здесь же: как выбрать и оценить соискателя без опыта работы? «Звезду» без опыта «звёздности»?

Существует бесчисленное количество методов – кейсы, тесты, интервью, стресс-вопросы, сбор рекомендаций. Я не говорю, что это не эффективные методы. Просто их результаты тоже не всегда показатель.

Посмотрим на ситуацию с другой стороны. HR менеджмент – это управление человеческими ресурсами, основная задача которого максимальное развитие и реализация профессионального потенциала сотрудников на благо предприятия. Т.е. рост и развитие компании через развитие и рост её сотрудников. В этих отношениях выигрывает как работодатель, так и работник. И «если звёзды зажигают, значит это кому-нибудь нужно…» Может быть небывалая прибыль предприятия и появление «сверхновой» заслуга не столько самой «сверхновой»?

Разве есть специалисты не желающие добиться успеха в своей деятельности? Желает ли человек, пришедший на собеседование, быть профессионалом, быть востребованным и приносить пользу? И если принять за аксиому, что потенциал есть в каждом, то вопрос лишь в том, способна ли эта компания и эта деятельность развить лучшее именно в этом кандидате, дать ему такие задачи, которые наиболее полно реализуют его в этой сфере и сделают профессионалом? Конечно, «одна звезда будет сиять ярче, другая - дольше», со временем и люди, и компании претерпевают изменения. Но как определить критерий, прогнозирующий успешность сотрудничества? Вопрос уже не только в оценке кандидата.

У меня есть предположение, что «звёзды» появляются и приносят прибыль тем компаниям, в команде которых есть лидер, который умеет вдохновлять, мотивировать и организовывать работу так, чтобы «зажечь звезду».

И я убеждена, что первое и основное – это контакт между личностями –  командой и руководителем. Каков ваш руководитель? Вам хочется с ним работать?  Вас вдохновляет взаимодействие с ним, будь то ссоры или согласие? Чтобы стать «звездой» нужно найти «свою» компанию и «своего» руководителя-лидера. Мне повезло, я работала и работаю с замечательными руководителями и потрясающими людьми.

Напоследок хотелось бы сказать об ещё одном наблюдении.Специалист по персоналу  ориентируется на требования и запросы заказчика, для кого подбирает персонал. И хорошо если он задумывается, всегда ли необходимы и целесообразны заявленные требования к кандидату? 

            Опытные рекрутеры работают интуитивно, и я могу сказать абсолютно честно –  нет никогда 100%-ной вероятности успеха. Более того, я понимаю – я НИКОГДА не знаю 100% точно, какой кандидат будет наиболее предпочтителен для руководителя/заказчика. Люди хотят одного, а нуждаются в другом, и это тоже часть моей работы – помнить, что кроме внешней стороны существует изнанка, а за фасадом всегда есть тень.