Фотография рабочего дня

Ты за ним полдня бегал,

чтобы сфотографировать,

теперь еще полдня будешь бегать,

чтобы фотографию отдать.

 м/ф "Простоквашино"

Совсем недавно пришлось столкнуться с ситуацией, когда результаты одного из отделов Компании, в которой я сейчас работаю, оказались неудовлетворительными на протяжении определённого периода. Чтобы разобраться в ситуации было принято решение сделать Фотографию рабочего времени нескольких сотрудников этого отдела. Сказано - сделано. Метод применялся впервые, поэтому стандарты оценки и технологии расчётов пришлось придумывать разрабатывать по ходу обработки уже "сфотографированных" дней.

Проведение Фотографии рабочего времени имеет свою специфику для каждой категории персонала. Мне довелось исследовать как сотрудников, работающих в офисе, так и работников производства и склада.

Основные моменты, на которые я обращала внимние: загруженность работника в течение дня, наличие/отсутствие переработки, соблюдение ТБ и правил ОТ, процентное соотношение различных видов деятельности к общему количеству рабочего времени.

Был разработан специальный бланк:   

Приложение № 1

к Приказу № ___от __ ________ 2011 г.

                                                         о проведении фотографии рабочего дня

Фотография рабочего времени

Настоящая фотография проведена "__"_____ 2011 г. методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя N ____ от "___"________ 2011 г. с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в таблице.


Ф.И.О. работника: _________________________________
Должность работника: ______________________________
Подразделение: ____________________________________

Время начала	Выполняемая работа/действие	Результат выполненной работы/действия	Время окончания	Код	Примечание/доп. информация

Должность и Ф.И.О. ответственного за проведение фотографии

____________________/________________/

"___"_____________ _____
С проведением фотографии работник ознакомлен ________________ под расписку.

Основной вопрос, который неизбежно возникает: как обрабатывать полученные результаты при условии отсутствия какого-либо норм и хронометража в ЛНПА Компании. 

Графа "Код" в таблице помогает группировать похожие действия (операции) в группы.

Графа "Результат" помогает рассчитать не только результативность, но и восстановить недостоющие детали рабочего дня. Если, например, Вы ведёте наблюдение только с 9:00 до 18:00 (ваш рабочий день), а у Работника сменный график с 8:00 до 20:00, то узнав результаты работы, Вы можете, примерно, рассчитать занятость в то время, когда Вы не вели наблюдение, при условии, конечно, монотонного труда и видимого результата.

Помимо прочего, актуальной задачей было оценить, не перегружен ли сотрудник в течение дня (нормирование труда в Компании не проводилось).

Пример. Фрагмент фотографии рабочего дня. Сделаем вид, что перед нами уже целый заполненный бланк фотографии рабочего дня специалиста отдела логистики.  

Время начала	Выполняемая работа / действие	Результат выполняемой работы / действия	Время окончания	Код	Примечание
14:50	Внесение в 1С данных о весе вагонов, распечатывание накладных Приём тел. звонка Получение, чтение новых писем	Распечатаны 2 накладные 2 письма	15:00	Док’ Ком
15:00	Внесение в 1С данных о весе вагонов, распечатывание накладных Проверка соответствия данных в накладной фактическим данным	1 накладная на 6 вагонов Проверена 1 накладная на 10 вагонов	15:10	Док’ 　 Док
15:10	Обед		15:30	Отд
15:30	Доведение информации о проделанной работе до руководителя отдела Переговоры с юридическим советником	Информация 　 Информация	15:40	Ком 　 Ком
15:40	Внесение в 1С данных о весе вагонов	1 накладная на 16 вагонов	15:50	Док’
15:50	Переговоры с представителем поставщика, решение организационных моментов, уточнение данных Выдача задания оператору спец.техники о перестановке вагонов с 3го на 6ой путь	Информация 　 Информация	16:02	Ком 　 Ком

Условные обозначения (Код) групп действий, на которые приходятся затраты рабочего времени в течение дня:

Отд – Отдых: время отдыха и приёма пищи;

Ком – Коммуникация: время, затрачиваемое на переговоры с коллегами, подчинёнными, руководителями, с сотрудниками других подразделений, с предприятиями-партнёрами (поставщики, подрядные организации и др.), с государственными организациями, устно и/или через электронную почту, с целью передачи / получения актуальной информации / документов, а также время, затрачиваемое на планирование, контроль, организацию работ;

Док – Документы: оформление документации внутренней и внешней, отчётов, таблиц, ведение записей в ежедневнике или на других носителях информации, сканирование, копирование, распечатывание, подпись документов;

 ’ -  Повышенная напряжённость деятельности – попытки и/или необходимость выполнять несколько действий одновременно, когда выполняемое действие прерывается / затрудняется необходимостью выполнять другие срочные оперативные задачи, которые требуют немедленного реагирования и не могут быть отложены;

П - Простой: время простоя или деятельность не связанная с отдыхом, приёмом пищи или выполнением непосредственных обязанностей.

Общее количество времени наблюдения (фрагмент с 14:50 до 16:02): Общ = 72 мин.

Отд = 20 мин.

Док+Ком= 52 мин.

П = 0 мин.

Общее количество действий = 10

Интенсивность деятельности = Общее время/общее количество действий = 72/10 = 7,2 (Т.е. каждые 7 минут сотрудник начинал выполнять новое действие или задачу).

Коэффициент интенсивности, показывающий отклонение от комфортных условий. (За комфортную интенсивность деятельности было принято значение 30 - поступление новых заданий, требующих немедленного оперативного решения не чаще, чем каждые 30 мин.)

Коэффициент интенсивности = Комфортная интенсивность/Интенсивность деятельности

Коэффициент интенсивности = 30 / 7,2 = 4,17 (Если коэффициент больше 1, значит, возможно, Работник перегружен, если меньше 1, то Работник недостаточно загружен).

Расчёт переработки из-за перегруженности в течение дня: Интенсивность деятельности*Количество действий, выполняемых в условиях повышенной напряжённости(’):
Значком (’) отмечены 3 действия.
7,2*3=21,6 мин.

Если считать, что повышенная напряжённость деятельности (несколько задач к выполнению одновременно) должна быть компенсирована временем отдыха (отсутствие задач, время простоя), а в нашем случае П=0, то переработка в условиях повышенной напряжённости за день составляет 21,6 мин.

Кроме того, время отдыха и приёма пищи использовано не полностью: 20 мин. вместо 60 мин. (согласно ПВТР Компании). Неиспользованное время отдыха и приёма пищи:

60 мин. – 20 мин. = 40 мин.

Общее время переработки: (Переработка из-за перегруженности + Неиспользованное время приёма пищи и отдыха) - Время простоя (П) = (21,6 мин.+ 40 мин.)-0 мин. = 61,6 мин.

Недостатки расчёта: при расчёте переработки из-за перегруженности рабочего дня используется параметр интенсивности и чем выше интенсивность (т.е. чем меньше промежуток времени между действиями), тем меньше значение времени переработки. Однако при высокой интенсивности (опираюсь на свой опыт фотографирования рабочих дней) возрастает количество действий (’) и существенно снижается время простоя (П).

Расчёт процентного соотношения затрат рабочего времени:

Действия, записанные в одной ячейке и относящиеся к 1ному промежутку времени, условно, считаются последовательными. Затраченное количество минут делится на количество действий. Например, с 14:50 до 15:00 Работник выполнял действие Док и действие Ком. Если считать, что действия были последовательными: 10 мин. / 2 действия = 5 мин. условное время выполнения каждого действия с 14:50 до 15:00.

Итак, процентное соотношение затрат рабочего времени с 14:50 до 16:02 следующее:
Общ = 72 мин. = 100%

Отд = 20 мин. = 28 %

Док = 5 мин. + 10 мин. + 10 мин. = 25 мин. = 35%

Ком = 5 мин. + 10 мин. + 12 мин. = 27 мин. = 37%

Пример диаграммы процентного соотношения затрат рабочего времени.

                    Условные обозначения:                      

Отд – время, затраченное на отдых и приём пищи;

Ком – время, затраченное на ведение переговоров; 

Док – время, затраченное на работу с документами;

П – время простоя.

Пример Заключения. Общее время переработки из-за перегруженности и неполного использования времени отдыха и приёма пищи составляет 61,6 мин. Время простоя равно 0 мин. Специалист отдела логистики, возможно, перегружен, выполняет слишком большой объём работы и работает в очень напряжённом темпе. 

Варианты изменений. 

1. Снизить объём выполняемой работы.

2. Предоставлять дополнительные дни отпуска.

3. Повысить заработную плату.

P.S. Работайте и не перерабатывайте. А если чувствуете, что перерабатываете - заказывайте у своего отдела персонала фотографию рабочего дня!