Фотография рабочего дня

Ты за ним полдня бегал,

чтобы сфотографировать,

теперь еще полдня будешь бегать,

чтобы фотографию отдать.

 м/ф "Простоквашино"

Совсем недавно пришлось столкнуться с ситуацией, когда результаты одного из отделов Компании, в которой я сейчас работаю, оказались неудовлетворительными на протяжении определённого периода. Чтобы разобраться в ситуации было принято решение сделать Фотографию рабочего времени нескольких сотрудников этого отдела. Сказано - сделано. Метод применялся впервые, поэтому стандарты оценки и технологии расчётов пришлось придумывать разрабатывать по ходу обработки уже "сфотографированных" дней.

Проведение Фотографии рабочего времени имеет свою специфику для каждой категории персонала. Мне довелось исследовать как сотрудников, работающих в офисе, так и работников производства и склада.

Основные моменты, на которые я обращала внимние: загруженность работника в течение дня, наличие/отсутствие переработки, соблюдение ТБ и правил ОТ, процентное соотношение различных видов деятельности к общему количеству рабочего времени.

Был разработан специальный бланк:   

Приложение № 1

к Приказу № ___от __ ________ 2011 г.

                                                         о проведении фотографии рабочего дня

Фотография рабочего времени

Настоящая фотография проведена "__"_____ 2011 г. методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя N ____ от "___"________ 2011 г. с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в таблице.


Ф.И.О. работника: _________________________________
Должность работника: ______________________________
Подразделение: ____________________________________

Время начала	Выполняемая работа/действие	Результат выполненной работы/действия	Время окончания	Код	Примечание/доп. информация

Должность и Ф.И.О. ответственного за проведение фотографии

____________________/________________/

"___"_____________ _____
С проведением фотографии работник ознакомлен ________________ под расписку.

Основной вопрос, который неизбежно возникает: как обрабатывать полученные результаты при условии отсутствия какого-либо норм и хронометража в ЛНПА Компании. 

Графа "Код" в таблице помогает группировать похожие действия (операции) в группы.

Графа "Результат" помогает рассчитать не только результативность, но и восстановить недостоющие детали рабочего дня. Если, например, Вы ведёте наблюдение только с 9:00 до 18:00 (ваш рабочий день), а у Работника сменный график с 8:00 до 20:00, то узнав результаты работы, Вы можете, примерно, рассчитать занятость в то время, когда Вы не вели наблюдение, при условии, конечно, монотонного труда и видимого результата.

Помимо прочего, актуальной задачей было оценить, не перегружен ли сотрудник в течение дня (нормирование труда в Компании не проводилось).

Пример. Фрагмент фотографии рабочего дня. Сделаем вид, что перед нами уже целый заполненный бланк фотографии рабочего дня специалиста отдела логистики.  

Время начала	Выполняемая работа / действие	Результат выполняемой работы / действия	Время окончания	Код	Примечание
14:50	Внесение в 1С данных о весе вагонов, распечатывание накладных Приём тел. звонка Получение, чтение новых писем	Распечатаны 2 накладные 2 письма	15:00	Док’ Ком
15:00	Внесение в 1С данных о весе вагонов, распечатывание накладных Проверка соответствия данных в накладной фактическим данным	1 накладная на 6 вагонов Проверена 1 накладная на 10 вагонов	15:10	Док’ 　 Док
15:10	Обед		15:30	Отд
15:30	Доведение информации о проделанной работе до руководителя отдела Переговоры с юридическим советником	Информация 　 Информация	15:40	Ком 　 Ком
15:40	Внесение в 1С данных о весе вагонов	1 накладная на 16 вагонов	15:50	Док’
15:50	Переговоры с представителем поставщика, решение организационных моментов, уточнение данных Выдача задания оператору спец.техники о перестановке вагонов с 3го на 6ой путь	Информация 　 Информация	16:02	Ком 　 Ком

Условные обозначения (Код) групп действий, на которые приходятся затраты рабочего времени в течение дня:

Отд – Отдых: время отдыха и приёма пищи;

Ком – Коммуникация: время, затрачиваемое на переговоры с коллегами, подчинёнными, руководителями, с сотрудниками других подразделений, с предприятиями-партнёрами (поставщики, подрядные организации и др.), с государственными организациями, устно и/или через электронную почту, с целью передачи / получения актуальной информации / документов, а также время, затрачиваемое на планирование, контроль, организацию работ;

Док – Документы: оформление документации внутренней и внешней, отчётов, таблиц, ведение записей в ежедневнике или на других носителях информации, сканирование, копирование, распечатывание, подпись документов;

 ’ -  Повышенная напряжённость деятельности – попытки и/или необходимость выполнять несколько действий одновременно, когда выполняемое действие прерывается / затрудняется необходимостью выполнять другие срочные оперативные задачи, которые требуют немедленного реагирования и не могут быть отложены;

П - Простой: время простоя или деятельность не связанная с отдыхом, приёмом пищи или выполнением непосредственных обязанностей.

Общее количество времени наблюдения (фрагмент с 14:50 до 16:02): Общ = 72 мин.

Отд = 20 мин.

Док+Ком= 52 мин.

П = 0 мин.

Общее количество действий = 10

Интенсивность деятельности = Общее время/общее количество действий = 72/10 = 7,2 (Т.е. каждые 7 минут сотрудник начинал выполнять новое действие или задачу).

Коэффициент интенсивности, показывающий отклонение от комфортных условий. (За комфортную интенсивность деятельности было принято значение 30 - поступление новых заданий, требующих немедленного оперативного решения не чаще, чем каждые 30 мин.)

Коэффициент интенсивности = Комфортная интенсивность/Интенсивность деятельности

Коэффициент интенсивности = 30 / 7,2 = 4,17 (Если коэффициент больше 1, значит, возможно, Работник перегружен, если меньше 1, то Работник недостаточно загружен).

Расчёт переработки из-за перегруженности в течение дня: Интенсивность деятельности*Количество действий, выполняемых в условиях повышенной напряжённости(’):
Значком (’) отмечены 3 действия.
7,2*3=21,6 мин.

Если считать, что повышенная напряжённость деятельности (несколько задач к выполнению одновременно) должна быть компенсирована временем отдыха (отсутствие задач, время простоя), а в нашем случае П=0, то переработка в условиях повышенной напряжённости за день составляет 21,6 мин.

Кроме того, время отдыха и приёма пищи использовано не полностью: 20 мин. вместо 60 мин. (согласно ПВТР Компании). Неиспользованное время отдыха и приёма пищи:

60 мин. – 20 мин. = 40 мин.

Общее время переработки: (Переработка из-за перегруженности + Неиспользованное время приёма пищи и отдыха) - Время простоя (П) = (21,6 мин.+ 40 мин.)-0 мин. = 61,6 мин.

Недостатки расчёта: при расчёте переработки из-за перегруженности рабочего дня используется параметр интенсивности и чем выше интенсивность (т.е. чем меньше промежуток времени между действиями), тем меньше значение времени переработки. Однако при высокой интенсивности (опираюсь на свой опыт фотографирования рабочих дней) возрастает количество действий (’) и существенно снижается время простоя (П).

Расчёт процентного соотношения затрат рабочего времени:

Действия, записанные в одной ячейке и относящиеся к 1ному промежутку времени, условно, считаются последовательными. Затраченное количество минут делится на количество действий. Например, с 14:50 до 15:00 Работник выполнял действие Док и действие Ком. Если считать, что действия были последовательными: 10 мин. / 2 действия = 5 мин. условное время выполнения каждого действия с 14:50 до 15:00.

Итак, процентное соотношение затрат рабочего времени с 14:50 до 16:02 следующее:
Общ = 72 мин. = 100%

Отд = 20 мин. = 28 %

Док = 5 мин. + 10 мин. + 10 мин. = 25 мин. = 35%

Ком = 5 мин. + 10 мин. + 12 мин. = 27 мин. = 37%

Пример диаграммы процентного соотношения затрат рабочего времени.

                    Условные обозначения:                      

Отд – время, затраченное на отдых и приём пищи;

Ком – время, затраченное на ведение переговоров; 

Док – время, затраченное на работу с документами;

П – время простоя.

Пример Заключения. Общее время переработки из-за перегруженности и неполного использования времени отдыха и приёма пищи составляет 61,6 мин. Время простоя равно 0 мин. Специалист отдела логистики, возможно, перегружен, выполняет слишком большой объём работы и работает в очень напряжённом темпе. 

Варианты изменений. 

1. Снизить объём выполняемой работы.

2. Предоставлять дополнительные дни отпуска.

3. Повысить заработную плату.

P.S. Работайте и не перерабатывайте. А если чувствуете, что перерабатываете - заказывайте у своего отдела персонала фотографию рабочего дня!

Экспресс-опросник факторов неудовлетворённости работой

Опросник был создан мной в 2009 году под конкретную организацию и использовался для экспресс-диагностики. Удобная и  компактная форма помещается всего на 1ой странице.

Оказалось, удивительно информативная и полезная вещь для выявления причин, почему сотрудники покидают компанию и почему выбирают в ней остаться.

Опросник ФИО ________________________ Должность ______________________________ Пожалуйста, оцените условия работы и занимаемую Вами должность на соответствие предложенным критериям. Оценки: «3» – сильно выражено, «2» – средне выражено, «1» – слабо выражено, «0» – затрудняюсь ответить. Наиболее подходящую оценку обведите или подчеркните ручкой. Пример: Здесь я работаю по специальности   3  2  1  0  1  2  3  Здесь нет возможности работать по специальности Низкая зарплата, несвоевременные выплаты 3210123 Хорошая зарплата, стабильные выплаты Неудобный график, не организованы условия для работы 3210123 Удобный график, хорошо организованы условия работы Хорошая атмосфера, дружный коллектив, понимающее начальство 3210123 Неблагоприятная психологическая атмосфера, плохие отношения в коллективе Нестабильность, отсутствие социальных гарантий  3210123 Социальная защищенность, социальные гарантии Отсутствие возможности работать по моей специальности 3210123 Есть возможность работать по моей специальности Есть возможность профессионального роста, получения новых знаний 3210123 Нет возможности профессионального роста,  нет возможности учиться новому Нет возможности карьерного роста 3210123 Есть возможность карьерного роста Трудная нервная работа 3210123 Нетрудная спокойная работа Интересная творческая работа 3210123 Неинтересная монотонная работа Нет возможности активно действовать, многое зависит от решения других или от обстоятельств 3210123 Есть возможность влиять на ход работы, действовать в интересах организации Другое_______________________________ 3210123 Другое________________________________   Спасибо за сотрудничество!

Для обработки результатов биполярные шкалы переводятся в однополярные. Например, вместо Низка зарплата 3 2 1 0 1 2 3 Хорошая зарплата будет просто шкала Зарплата 0 1 2 3 4 5 6, где оценка 0 означает самый низкий уровень удовлетворённости, а оценка 6 - самый высокий. После этого данные можно обрабатывать другими статистическими методами.